流動員工的增加已經(jīng)引起了一場強勁的工作區(qū)選擇戰(zhàn)略運動。全球企業(yè)房地產(chǎn)經(jīng)理人協(xié)會(CoreNetGlobal)和微軟開展的一項國際調(diào)查顯示，有76%的調(diào)查對象在或多或少地使用“彈性工作”方案。這些方案幫助他們吸引并留住尖端人才、維持工作與生活的平衡、增強合作、提高生產(chǎn)率、降低成本，甚至擴大了辦公空間的靈活性。
彈性工作方案涉及公司的資產(chǎn)部、IT和財務(wù)部，最終由人力資源部(人力資源管理師)負責(zé)它的推廣和日常管理。因此，對人力資源管理師來說，了解如何引入和管理流動員工至關(guān)重要。既要確保生產(chǎn)率，又要讓所有的員工感覺到在應(yīng)對潛在挑戰(zhàn)的過程中，在過渡時期，他們始終受到重視和賞識。
如果要發(fā)展和雇用流動員工，人力資源管理師專業(yè)人士必須掌握以下10條重要的基本概念：
1.強化經(jīng)營計劃，適應(yīng)多種工作空間環(huán)境
為了確保企業(yè)內(nèi)部對彈性工作的主動支持，幫助相關(guān)部門更好地應(yīng)對這一進程，人力資源管理師應(yīng)該向關(guān)鍵決策人說明實施彈性工作方案節(jié)約的硬性成本，如資產(chǎn)投入減少，企業(yè)經(jīng)營顯然將占用更少的資源。同時也應(yīng)該指出潛在的生產(chǎn)力回報，如鞏固團隊、增強合作、提高士氣、平衡工作與生活、吸引并留住尖端人才等。
2.處理流動員工帶來的文化沖突
在實施彈性工作方案的過程中，可能會出現(xiàn)各種顧慮，例如流動員工會因為沒有個人工作區(qū)而感覺不再被賞識。人力資源管理師應(yīng)該馬上行動，依賴現(xiàn)有政策，自上而下地緩和這種焦慮，幫助引導(dǎo)這些特殊的貢獻者和他們的上司。
3.提前計劃，確保成功
為了確保成功，人力資源管理師應(yīng)該制定一個包括戰(zhàn)術(shù)與后勤、持續(xù)關(guān)注最終目標、又為后續(xù)調(diào)整改進留有空間的計劃。同時，將這一計劃傳達給其他人，向他們表明向流動員工過渡的決定是經(jīng)過深思熟慮的，并就方案的靈活性進行說明。
4.與設(shè)備管理部門、企業(yè)不動產(chǎn)部和IT部門合作
為確保在推行流動員工系統(tǒng)時組織有序，人力資源管理師應(yīng)該與設(shè)備管理部和企業(yè)不動產(chǎn)部密切配合。這些部門應(yīng)該參與工作區(qū)的重新設(shè)計，同時應(yīng)該向所有人明確分配和預(yù)留工作區(qū)決定的制定過程。IT部門也應(yīng)該加入進來，以便確定方案對現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施的影響，應(yīng)對可能出現(xiàn)的技術(shù)挑戰(zhàn)。
5.適應(yīng)公司的基礎(chǔ)設(shè)施
適應(yīng)現(xiàn)有的基本設(shè)施對任何新的彈性工作方案都至關(guān)重要。為了讓人力資源管理師有機會解決困難，確保自己在決策中有一席之位，明智的選擇是進行試點。試點方案用來鑒別目標員工、創(chuàng)造吸引員工的工作空間、確定適應(yīng)轉(zhuǎn)變所需的工具。試點方案為企業(yè)大規(guī)模的實施做好準備，并證明轉(zhuǎn)變是否能在計劃的時間內(nèi)完成。
6.在保持生產(chǎn)力的同時盡可能提高效率
在向靈活的工作區(qū)過渡的過程中，流動員工可能會覺得無法銜接，辦公室人員會覺得被冷落。此時的關(guān)鍵是合作，因此人力資源管理師要確保員工與同事之間的聯(lián)絡(luò)，讓他們參與項目和會議。要創(chuàng)造一個協(xié)作的工作環(huán)境還需要一些新的工具，比如幫助流動基層員工定位工作區(qū)從而使其效率最大化的時序軟件。
7.合并工作空間
合并工作空間的目的是在不增加辦公空間的同時增加人數(shù)。實現(xiàn)這一目標的一個辦法就是減少“我”的空間，增加“我們”的空間。讓員工覺得舒適的開放區(qū)營造了一種接納的氛圍，讓他們對流動員工方案的推進自信滿滿。
8.管理和評價績效
沒有測評就沒有管理，因此，人力資源管理師要通過試點方案將計劃中的基線數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)進行比較，跟蹤其中的變化和反應(yīng)，分析結(jié)果。人力資源管理師也要征求反饋信息以便確定哪些因素在起作用，哪些沒有，哪些方面還需要改進。這些信息讓不比較生產(chǎn)力，而使新的彈性工作方案效率最大化成為可能。
9.跟蹤空間利用：實際VS計劃
要準確知道哪些地方需要改進，人力資源管理師必須通過非強制手段，或安全的標志記錄系統(tǒng)檢測空間占用情況，將實際的空間利用率與計劃中的進行比對。這樣做不但有助于發(fā)現(xiàn)哪些空間未被充分利用，而且能夠知道其中的原因，幫助人力資源管理師迅速地發(fā)現(xiàn)并解決問題。
10.跟蹤投資回報率(ROI)
跟蹤新方案的投資回報率(ROI)很關(guān)鍵。如果沒有進行最后的ROI計算，流動員工方案的實施、調(diào)整、變化跟蹤都毫無意義。懂得這一方案對公司有形無形的改變表明整個轉(zhuǎn)化值得實施，對參與其中的方方面面產(chǎn)生了積極的影響，說明花費時間和精力在這一過程中是明智的投資。
