小額貸款公司檔案管理制度
貸后管理可以分為檔案管理、跟蹤檢查、年審、動態(tài)管理等業(yè)務類型，其中檔案管理工作貫穿信貸業(yè)務始終，是保證信貸業(yè)務制度化、規(guī)范化，信貸資產(chǎn)安全性的基礎工作。加強信貸檔案管理，做到妥善歸檔、資料完整，可以有效防范信貸風險。實務中，制度化的信貸業(yè)務檔案管理，不僅可以在理念上面向核心業(yè)務，保護企業(yè)資信權益，樹立和傳承企業(yè)文化，更可以在架構上適應小貸公司業(yè)務流程，促進管理技術創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案信息效用，完善信貸業(yè)務流程。
一、概念解析
信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務的受理、調(diào)查評價、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，檔案資料有紙質(zhì)、實物、圖文印象等多樣化存在，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業(yè)務的檔案資料范圍。
按照是否具備法律要素可以分為法律要件檔案和業(yè)務管理檔案兩類：
1法律要素檔案
法律要件檔案是約定雙方權利義務的各類合約和收執(zhí)以備主張權利所需的各種憑證依據(jù)。主要是合同書、重要物權和權利憑證、證明書、通知書、申請書、承諾書 等。
(1)初步接觸階段：企業(yè)提交的各類主體資質(zhì)證明文件和填寫的貸款擔保申請書;
(2)調(diào)查評審階段：調(diào)查評審協(xié)議和企業(yè)提交的相關業(yè)務、財務證明文件;
(3)擔保階段：擔保流程審批文件、擔保協(xié)議、各類反擔保合同及其附件等、記錄和合約簽署行為真實合法的證明資料;與銀行簽署的保證合同和放款憑證等;應當收執(zhí)的各項物權、權利憑證以及承諾書等;
(4)監(jiān)控階段：新增和變更權利義務的相關合約文本和輔助資料等，有利于保證公司權益的新證據(jù)。
2業(yè)務管理檔案
業(yè)務管理檔案是記錄反映業(yè)務過程的各種報告、記錄、說明、表格等圖文資料。包括調(diào)查報告、評估報告、檢查報告，統(tǒng)計、記錄、情況說明等。
(1)初步接觸階段：擔保申請企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)章程、企業(yè)情況介紹等原件和復印件，企業(yè)上年度年報、上月月報等;(注重合法性細節(jié))
(2)調(diào)查評審階段：申請企業(yè)具體的資金需要用途、還款計劃、項目可行性分析、調(diào)查評審報告及其附件、各種價值評估報告;(注重真實性細節(jié))
(3)擔保期間：保后監(jiān)控檢查報告、企業(yè)補充的其他相關資料等。
二、信貸檔案管理
信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。
1信貸檔案管理原則首先，信貸檔案管理應該遵循“統(tǒng)一領導、專人專管”的主要原則，所謂統(tǒng)一領導，就是對本公司所有檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案管理辦法和業(yè)務標準，實行統(tǒng)一的指導、監(jiān)督和檢查。所謂專人專管，安排專人負責管理。
其次，信貸檔案管理還應遵循以下原則：
(一)真實性原則。
借款人的證件應該真實有效;信貸檔案材料原則上應為正本、原稿，不得另行編寫與修改。對只能收集復印件的重要檔案，收集人員與原件核對后，在加蓋客戶公章的復印件上注明“與原件核對一致”并簽章確認。如：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法人代表身份證明等;
(二)完整性原則。
完整記錄信貸業(yè)務流程，有利于明確信 貸經(jīng)營責任和信貸管理責任;維護檔案的完整，有兩方面的含義：
1、從數(shù)量上要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。保證借款申請書、合同、協(xié)議、承諾書、征信查詢報告、資信調(diào)查表、授權書、身份核實證明、審批表、相關復印件等資料齊全;
2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。例如，檔案資料上的要素填寫要完整、規(guī)范;相關人員要全部簽章;資信調(diào)查表信息與評級表信息要銜接，符合邏輯;
(三)時間性原則。
1、及時性原則。整個信貸管理流程中形成的檔案須按要 求及時更新，按時歸檔;
2、順序性順序。資料時間順序應嚴格按照：資信調(diào)查表→授信評級審批表→征信查詢報告→相關合同文本→借據(jù)→貸后跟蹤檢查表→年審表→ 催收回執(zhí)，若發(fā)現(xiàn)上述資料日期未按時間順序的，屬逆程序操作。
(四)保密性原則。
對涉及國家機密、公司和客戶商業(yè)機密的信貸檔案均須嚴格執(zhí)行保密制度。
(五)安全性原則。
在信貸檔案管理過程中，要力求保證檔案本身不受損壞，保證檔案管理物質(zhì)安全，延長檔案壽命。此外，要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
2管理部門在貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢前，由風險管理部指定專(兼)職信貸檔案管理人員負責信貸檔案管理，并負責本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交綜合管理部歸檔。3檔案管理流程
步驟1、移交歸檔
(1)各類信貸業(yè)務檔案材料均應在放貸時由信貸業(yè)務員收集齊全填寫檔案移交清單一并移交風險部檔案管理人員，經(jīng)雙方核對無誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業(yè)務部留存，一份隨資料進入檔案。
(2)對貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應于次月10日前，將上月執(zhí)行完畢的信貸業(yè)務檔案整理完畢，移交綜合管理部。
步驟2、整理立卷
每筆信貸業(yè)務發(fā)生后，經(jīng)辦人員應及時將信貸檔案材料向風險部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，風險部對本公司執(zhí)行中信貸業(yè)務檔案集中管理，貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢的信貸檔案材料，風險管理部在規(guī)定的時間內(nèi)整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。
信貸檔案的整理立卷要求如下：
(1)信貸檔案以每筆業(yè)務為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內(nèi)資料按信貸業(yè)務管理和操作順序進行排列。
(2)每個案卷，均應編制《信貸檔案卷內(nèi)目錄》(見附件2)。
(3)將案卷按照“信貸項目?客戶?信貸業(yè)務發(fā)生時間”的順序進行分類排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開，然后區(qū)分不同的客戶，再按照信貸業(yè)務發(fā)生的先后順序依次進行排列。
(4)按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各項目：
① 合同編號。
② 項目類別。
③ 客戶名稱。小企業(yè)類客戶填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。
立卷完成后，對于信貸業(yè)務從發(fā)放至貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢期間形成的后續(xù)歸檔材料，信貸檔案管理員應隨時進行補充歸檔。
信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權要求信貸業(yè)務經(jīng)辦人員按規(guī)定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務經(jīng)辦人員應對缺件原因作出書面說明。
步驟3、清退銷毀
對于保管期滿的信貸檔案，應由綜合管理部、風險管理部、信貸業(yè)務部共同組成的鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的信貸檔案，應經(jīng)分管副總簽批后方可銷毀;對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應視情況繼續(xù)保管二年以上，確無保存價值時方可進行銷毀。
注意各類信貸檔案的管理期限有所差別，大體分為貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢前后二種。各類信貸檔案的保管期限如下：
1、正在執(zhí)行中的小企業(yè)流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應按照五級分類管理辦法及時調(diào)整進行管理。
2、對貸款本息結清或信貸業(yè)務已經(jīng)執(zhí)行完畢的信貸檔案的保管期限為3年(從貸款本息結清或信貸業(yè)務執(zhí)行完畢的下一年開始計算)。
步驟4、檔案借閱
辦理檔案借閱時，應嚴格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員負責登記借閱人員姓名、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認并按要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和安全。
1、公司內(nèi)部人員借閱信貸檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務資料須經(jīng)風險部負責人批準。公司其他人員因工作需要借閱信貸檔案的，須借閱人出具借條，經(jīng)主管副總批準后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時歸還。
2、公司外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。本公司保存的各類信貸檔案主要是供本公司內(nèi)部使用，原則上不對外借閱，若遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準。查閱時，本公司人員在場陪同，嚴禁將原件借出。
五、企業(yè)自查
小貸公司可以本章的內(nèi)容完成自檢、完善和新舊標準對接工作。具體說來，根據(jù)規(guī)范要求自行對照檢查，找出差距和不足;按照標準進行自我完善;在適當時候，由檔案行政管理部門實施效果的認證(或評估、認定)辦法。
附件1信貸檔案的歸檔范圍
基本材料
1.營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會團體等機構證明(復印件)
2.法定代表人身份證明或法人授權委托證明書(原件或復印件)、簽字樣本(原件)，法人代表更換文件，董事簽字樣本(原件)
3.法人(組織機構)代碼證(復印件)、稅務登記證明(復印件)、生產(chǎn)經(jīng)營許可證(復印件)、產(chǎn)品質(zhì)量認證書(復印件)等
4.貸款卡(證)(復印件)、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級認定書
5.公司合同或章程(復印件)、成立文件
6.會計事務所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細材料
7.客戶近3年及近期的財務報告(原件或復印件)，以及有權部門對年度財務報表的審查證明、
8.信貸業(yè)務申報書
9.開戶證明(復印件)
10.有權部門批準成立事業(yè)單位機構設置的文件(復印件)
13.信貸資產(chǎn)風險分類認定工作底稿和客戶背景材料
14.與本公司簽定的信貸業(yè)務合作協(xié)議
15.企業(yè)分立、合并、轉制(全套材料)、更名等文件
16.企業(yè)主要資產(chǎn)的權屬證明材料
17.建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書(復印件)、資質(zhì)等級證書(復印件)、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證(復印件)
18.房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書(復印件)、土地使用權證或土地使用出讓合同、建設工程規(guī)劃許可證、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程開工許可證、商品房(預)銷售許可證(如有)
21.信貸業(yè)務申請書及附件(原件)，有效的商品購銷合同
22.董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明(原件)
23.第三方提供保證所需文件：
(1)同意保證意向書(原件)
(2)董事會同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明(原件)
(3)保證人基本情況材料，包括：營業(yè)執(zhí)照(復印件)、 法定代表人身份證明(原件或復印件)、簽字樣本(原件)、 法人組織機構代碼證(復印件)、 貸款證(卡)(復印件)、 公司合同或章程(復印件)、 客戶近3年及近期財會報告(原件或復印件)、 有權部門批準成立事業(yè)單位機構設置的文件(復印件)、 擔保評價報告(原件)、履行保證責任通知書
24.抵押或質(zhì)押方式所需文件：
(1)同意抵、質(zhì)押意向書(原件)
(2)抵押(質(zhì))物評估報告(原件)
(3)評估單位資格證明(復印件)
(4)抵押物(質(zhì)物)權利證書，如土地使用權證、房屋產(chǎn)權使用證(復印件)
(5)有處分權人同意抵押(質(zhì)押)的證明文件，包括：董事會同意抵(質(zhì))押的決議或具有同等效力的證明(原件)、 第三人同意提供抵(質(zhì))押的書面申明(原件)、 全體共有人同意抵(質(zhì))押的證明(原件)、 海關同意抵(質(zhì))押的聲明等(原件)、 國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關鍵設備同意抵押的證明(原件)、其它有權機構同意抵(質(zhì))押的證明(原件)
(6)抵(質(zhì))押人有關身份證明(原件或復印件)
(7)抵(質(zhì))押物保險單據(jù)(原件或復印件)
(8)抵(質(zhì))押登記證明(原件)
(9)質(zhì)物不予掛失的登記證明(原件)
25.信貸業(yè)務評價報告(原件)
26.信貸審批決策文件(原件)
27.各類信貸合同(原件)
28.各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同(原件)
29.核定貸款指標通知單(放款通知書)
30.貸款轉存憑證(提款通知單)
31.信貸業(yè)務發(fā)放(辦理)后至回收期間
(1)歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價報告(原件)
(2)提前還款申請書
(3)調(diào)整利率通知書
(4)信貸到期通知書
(5)提前歸還貸款通知書
(6)催收利息通知書
(7)逾期貸款(墊款)催收通知書及回執(zhí)
(8)貸款展期申請書及調(diào)查評價報告(原件)
(9)展期還款協(xié)議書及擔保文件(原件)
(10)貸款還款憑證.
(11)不良資產(chǎn)化解專題報告(原件)
(12)擔保物、償債物領用、退回、變更保管通知書(原件)
(13)起訴通知書回執(zhí)(原件)
(14)涉及訴訟、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強制執(zhí)行申請書、財產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報告等文件材料
(15)還款記錄、收回本息結清憑證(復印件)
(16)其他需要歸檔的材料
33.企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告
34.有權部門下達的下年度投資框架計劃或建設單位提出的下年度投資建議計劃(復印件)
35.設備、材料訂貨合同清單
二、保證業(yè)務另需材料
1.交存保證金的會計憑證(原件)
2.出具保函協(xié)議書(原件)
3.反擔保函
4.墊款通知單
5.收回并注銷的保函(原件)
6.企業(yè)存款帳戶對賬單(復印件)
7.其它有關材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等
