什么是崗位說明書？它實(shí)際上就是整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等）。總的說來，崗位說明書涉及到兩個方面的工作。一是崗位本身的研究，即研究每個工作崗位的目的，該崗位所承擔(dān)的工作職責(zé)與工作任務(wù)，以及它與其它崗位之間的關(guān)系等。
二是上崗資格的研究，即研究能勝任該崗位工作并完成目標(biāo)的任職者必須具備的條件與資格，比如工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷、能力特征等。因此崗位說明書的規(guī)范化編寫在企業(yè)里發(fā)展著重要的作用，但是hr部門在編制或描述崗位說明書時常常存在以下的誤區(qū)：
誤區(qū)、崗位說明書只是為崗位評估服務(wù)的。
崗位說明書是崗位評估的重要根據(jù)，但它同時為其他的hr管理做鋪墊，實(shí)際上企業(yè)招聘（如在思而學(xué)教育網(wǎng)看到的企業(yè)招聘崗位信息），晉升（崗位的要求及上崗的標(biāo)準(zhǔn)），培訓(xùn)（崗位的技能針對崗位員工是否欠缺——等等各個環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎(chǔ)之上。
誤區(qū)、崗位說明書描述的是“現(xiàn)在做的”，不是“應(yīng)該做的”。
在編制說明書的時候，hr人員或崗位編寫者往往參照自己或崗位人員目前做的工作進(jìn)行編寫，很容易犯下編寫“現(xiàn)在做的”，而不是“應(yīng)該做的”。崗位說明書的編寫往往要“對事不對人”。
誤區(qū)、崗位說明書的描述應(yīng)以“優(yōu)秀員工的崗位工作職責(zé)與工作任務(wù)”為基準(zhǔn)。
在企業(yè)里，有優(yōu)秀／合格／不合格的員工。崗位說明書不能以“優(yōu)秀員工的崗位工作職責(zé)與工作任務(wù)”為基準(zhǔn)，應(yīng)力求客觀，在確保上崗資格都能勝任的情況下，進(jìn)行崗位分析。有個典型的例子，某公司發(fā)現(xiàn)某一個部門經(jīng)理a升遷了以后，其部門經(jīng)理的職位始終招聘不到合適的人選，雖然后來有招聘一個部門經(jīng)理b，但后來b主動提出調(diào)離崗位，說壓力太大。有人說b領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)不能勝任；又有人說b領(lǐng)導(dǎo)管理水平太差；又有人說b領(lǐng)導(dǎo)溝通水平欠缺，其實(shí)最根本的原因是當(dāng)時a升遷后，有參與部門經(jīng)理的崗位說明書的描述，由于個人能力完全勝任本崗位，因此a在描述其崗位時，由于a的工作經(jīng)歷過生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、內(nèi)控管理等方面的培訓(xùn)或歷練，崗位標(biāo)準(zhǔn)按照最優(yōu)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編寫，導(dǎo)致崗位說明書的上崗資格要求過高。在這家公司里，實(shí)際上都沒有人能生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、內(nèi)控管理等方面都得到培訓(xùn)，因此崗位標(biāo)準(zhǔn)成了空中樓閣，大部分人都無法勝任。
誤區(qū)、有了崗位說明書，就能按照崗位要求順利工作了。
崗位說明書只是提供了員工的一個工作范圍或工作任務(wù)，對于一些規(guī)范的企業(yè)來說，有了崗位說明書并不能保證新接手的員工順利工作。崗位說明書中的很多職責(zé)、工作任務(wù)，只是一個籠統(tǒng)的說法，它只告訴了我們一個w（what，做什么），至于具體怎么操作（how），什么時候做（when），在哪里做（where），誰做（who），并沒有通過崗位說明書進(jìn)行明確。因此，作為員工，要履行崗位說明書的職責(zé)，首先要了解該崗位在企業(yè)中的地位，其次了解崗位的管理制度、崗位在企業(yè)中的流程節(jié)點(diǎn)，以及本崗位的作業(yè)指導(dǎo)書。最后，要認(rèn)真履行這些制度、流程、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書，并在實(shí)際工作中，不斷完善。
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