通常來說，檔案存儲有兩個方式，放到人才交流市場或者放到教育部留學服務中心進行存檔。這里為各位同學說明的是如何把檔案存儲在教育部留學服務中心。
首先，申請存檔的同學們需要登陸留學存檔網上申請系統，進行注冊。同時，需要準備長期存檔所需要提交的相關材料。具體如下：
1. 存檔人員登記表,“在線申請”提交后打印一份;
2. 護照首頁(赴港澳地區(qū)攻讀學位的人員，提供通行證末頁)復印件一份;
3. 國(境)外院校錄取通知書(OFFER)復印件一份;
4. 已獲得前往國家簽證頁(赴港澳地區(qū)攻讀學位的人員，提供簽注頁)復印件一份;
5. 已經在國(境)外就讀者，須提交國(境)外院校的“在讀證明”或“學生證”復印件一份;
6. 檔案保管費按年交納：10元/ 月(從1月1日起執(zhí)行);
在這里，百利天下留學專家提醒：通常來說，申請存檔手續(xù)的同學需要本人親自前去留學服務中心辦理。但是如果同學們確有特殊情況，可委托他人按上述要求代為辦理。代辦者需要攜帶存檔人員簽名的委托書原件和被委托人身份證件。
接下來，教育部留學服務中心將進行材料審核，確認無誤后，將為申請者“存檔卡”、“調檔通知單”。這時候申請存檔的同學們可以憑借“調檔通知單”到原檔案保管機構調檔并轉至留學服務中心。
檔案調出后，可以通過兩種方式進行轉存，其一是由之前的存檔部門(通常是學校的教務處)直接寄送到教育部留學服務中心留學人員檔案室，其二是想辦理存檔的同學們親自請將密封好的檔案送達。這樣同學們的檔案就可以順利存儲在教育部留學服務中心了。
專家特別提醒同學們要注意如下幾點：
1. 準備存檔的同學們須妥善保管好“存檔卡”和“教育部留學服務中心收費單”原件;
2. 同學們需要辦理檔案退費時，提供完整的“留學服務中心收費單”原件;
3. 所提交的申請材料的復印件，留學服務中心是不能給予借用和退還的;
4. 已辦理了自費出國長期存檔手續(xù)的同學們，因各種原因申請辦理退存手續(xù)的，需要想留學服務中心交納單項辦理服務費50元。
